除了對外進行經貿活動中很重要以外,對公民個人涉及身份證明文件、身份關系的證據、公文書證、其他域外證據等在涉外民事訴訟中或涉外民事法律關系證明中都占據著重要作用。比如,外國新娘要嫁入中國需要辦理的領取結婚證之前的單身證明等領事認證。又比如,在涉外民事訴訟中涉及繼承遺產的身份關系證明等。
二
《取消外國公文書認證要求的公約》對我國生效
2023年3月8日,中國駐荷蘭大使代表中方向《取消外國公文書認證要求的公約》(以下簡稱《公約》)的保管機構(荷蘭外交部)遞交加入書,標志著中國正式加入《公約》,成為該《公約》的第124個締約國。申請《公約》將于2023年11月7日在中國生效實施。對于涉及跨境商貿和人員往來的公司和個人,這無疑是一個值得慶賀的好消息!《取消要求外國公文書認證的公約》(Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents,以下簡稱《公約》)最初于1961年10月5日通過,并于1965年1月24日正式生效。然而,我國長期以來并未加入該公約,導致涉及跨境商貿和人員進出境的各種情況都需要進行公文書認證,這一程序繁瑣且耗時,個別地區的費用也相當高昂。隨著《公約》在中國的生效,可以預見的未來必將簡化手續,為商貿和人員往來提供更大便利。"
截至2023年10月23日,《公約》已經有超過120個締約國與地區成員,占世界國家與地區總數的五分之三,其中包括歐盟各國、英國、美國、日本、韓國、澳大利亞、俄羅斯等我國主要貿易伙伴及大部分“一帶一路”倡議參與國,還包括了我國香港和澳門特別行政區(因歷史原因《公約》適用于港澳特區)。據HCCH統計,2015年,澳、日、韓、俄、南非等49個成員國和我國香港、澳門特別行政區簽發的附加證明書總量已達近500萬份[4]。可見,《公約》的適用國家地區范圍廣且實際適用量不斷增長,是回應國際貿易與往來現實需求的重要實踐。
2023年11月7日后,中國送往其他締約國使用的公文書,僅需辦理《公約》規定的附加證明書(Apostille),即可送其他締約國使用,無需辦理中國和締約國駐華使領館的領事認證。其他締約國公文書送中國內地使用,只需辦理該國附加證明書,無需辦理該國和中國駐當地使領館的領事認證。中國外交部是《公約》規定的附加證明書主管機關,并為本國境內出具的公文書簽發附加證明書。受外交部委托,中國相關省、自治區、直轄市人民政府外事辦公室以及部分市人民政府外事辦公室可為本行政區域內出具的公文書簽發附加證明書。辦理附加證明書的具體程序和要求請登錄中國領事服務網(http://cs.mfa.gov.cn)或各相關地方外辦網站查詢。中國附加證明書將使用貼紙形式,加貼銀色國徽印鑒。中國外交部以及各相關地方外辦簽發的附加證明書支持在線核驗,具體可登錄http://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/。居住國外人員可關注中國駐當地使領館官網查詢相關信息。
三
《取消外國公文書認證要求的公約》的主要內容
首先,《公約》的首要目標是取消領事認證,即在締約國之間對于本公約適用范圍內的文書免予領事認證環節。《公約》在第二條明確了取消領事認證的規定,即締約國對適用本條約且需在其領土內出示的文書應免除認證要求;同時,在第九條賦予了各締約國在適用中避免領事認證的義務,即“各締約國應當采取必要措施來避免本國外交或領事人員在應予免除的情況下進行認證”。
其次,與取消的領事認證相對應的,《公約》代之以附加證明書(Apostille)進行適用。附加證明書,根據HCCH《公約》手冊的定義,指的是根據《公約》第三條第一款簽發的證書,采用公約中附件范本的格式,用來證明公共文件來源的真實性[5]。公文書在加貼附加證明書之后,無需經過其他諸如領事認證的手續即可在《公約》成員間合法自由流轉。
(附加證明書流程圖)
需要說明的是,附加證明書并不證明文件本身的內容,而僅通過驗證簽名的真實性以及文書簽署人身份的資質來證明該公文書是否為有效。根據《公約》第二條的規定,認證的內容僅指“文書出示地國的外交或領事人員為證明簽名的真實性、文書簽署人簽署時的身份,以及在需要時為確認文書上的印鑒屬實而履行的手續”。也就是說該證明書只是證明公文書文件來源的真實性,而對公文書中的基礎內容沒有任何增強法律意義的效果。公文書的真實性仍然適用公文書適用地的法律,遵循“出具者負責”的原則。
同時,《公約》的核心內容僅在于設置一個取代傳統領事認證的“海牙認證”規則,而并不要求各國公文書中必須加注海牙認證。締約方仍然可以通過本國法律或者其他法規,自由地消除、限制或進一步簡化本國內認證要求。同樣地,締約方之間也可以通過雙邊或多邊條約的形式在各國之間消除、限制或進一步簡化認證要求。
四
《取消外國公文書認證要求的公約》的主要適用情形
(一)適用的國家范圍
根據《公約》第一條第一款的表述,《公約》僅在出示公文書國以及接受公文書國雙方均為《公約》締約成員且《公約》均在雙方國內生效時,公約才適用。對于非締約方簽發的所謂海牙認證的證書無效。《公約》第十二條第二、三款規定了加入后的生效時間:在各成員收到加入國的通知后六個月內未提出反對意見的締約成員之間有效,且在六個月屆滿后的第六十日起生效。
對于中國而言,中國在2023年3月8日遞交加入書,則需要到2023年11月7日(目前已生效)開始在中國和其他未對加入《公約》提出異議的締約國之間生效。截至2023年9月8日,只有印度對我國加入《公約》提出異議,這意味著我國與印度之間不適用《公約》。此外,雖然我國香港和澳門特別行政區均為《公約》締約成員,但根據我國加入《公約》的保留聲明,《公約》不適用于中華人民共和國內地與香港特別行政區和澳門特別行政區之間,即內地與港澳之間的公文書轉遞仍然依靠指定轉遞機構。
(二)適用的公文書范圍
根據《公約》第一條第二款的規定,下列文書被認為是公文書(Actes Publics):1、與一國法院或法庭相關的機關或官員出具的文書,包括由檢察官、法院書記員或司法執行員(“執達員”)出具的文書;2、行政文書;3、公證文書;4、對以私人身份簽署的文件的官方證明,如對文件的登記或在特定日期存在的事實進行記錄的官方證明,以及對簽名的官方和公證證明。
這些列舉的文書類型涵蓋了多種情況會涉及的公文書,包括在跨境訴訟、跨境知識產權執法、國際商業交易和外國投資程序、跨國收養程序、申請國外學習或公民身份等方面。根據《公約》的目的進行解釋,第一條第二款列出的并不是窮舉清單,應當對公文書的概念進行廣義解釋,即使不屬于所列類別但在締約成員內被視為公文書的文件也同樣適用本條。
相反地,《公約》第一條第三款排除了以下文書的適用:(一)外交或領事人員制作的文書;(二)直接處理商業或海關運作的行政文書。前者的作出主體為外交或領事人員,其本身不再需要海牙認證賦予其合法性;后者直接涉及商業或海關業務的文件,例如提單、銀行票據或是進出口許可證,此類文件通常是作為商事活動進行更為靈活的處理。與前一款的解釋原則相反,此條列舉的排除文件類型應當做狹義解釋,以保證《公約》適用對象的廣泛性、靈活性。
此外,對于符合下列情形之一的附加證明書的文書,簽發機構不予辦理:(1)文書的印鑒、簽名不屬實的;(2)文書的印鑒、簽名未進行備案,或者與備案不相符的;(3)文書的印鑒、簽名、裝訂、時效等不符合出文機構、用文機構規定和要求的;(4)可能損害中國國家利益和社會公共利益的;(5)附加證明書簽發機構認為不應辦理的其他情形。
(三)主管部門
根據《公約》主管機關第六條,締約國應當指定附加證明書的主管機關。附加證明書只能由主管機關簽發,而制定的機關屬于締約國國內法律或政策。我國外交部作為我國在《公約》下履行簽發附加證明書職能的主管機關,為我國境內發出的公文書頒發證書。同時,經過外交部授權,各省、自治區、直轄市人民政府外事辦公室,也可以對本行政區域內的公文出具證明。中國相關地方人民政府外事辦公室可以為本行政區域內出具的公文書簽發附加證明書。申請人可通過上述代辦機構、其他代辦機構以及委托他人辦理,也可以通過支付寶“領事服務中心”小程序預約辦理附加證明書業務。
(四)附加證明書的相關要求
《公約》提供了附加證明書的范本,應當為邊長至少為九厘米的正方形,一般需要包含十個元素:(1)公文書出具國(主管機關所在國);(2)簽署人(出具基礎公文書人員或機構);(3)簽署人身份(簽署公文書人員的職務);(4)印鑒名稱(加蓋帶有個人或機構名稱的印章);(5)簽發地(主管機關所在地);(6)簽發日期;(7)簽發人(主管機關的名稱或授權官員姓名);(8)附加證明書編號;(9)簽發機關印鑒;(10)簽名(后六項為證明信息)。未完整具備這十個元素的附加證明書可能會被認為無效。
(附加證明書示意圖)
五
《取消外國公文書認證要求的公約》對我國生效的影響
(一)《公約》生效前我國的領事認證制度
在2020年初新冠疫情發生以前,我國每年與《公約》成員間的文書領事認證量已超過130萬份,且保持近15%的年增速。盡管受新冠疫情影響跨國文書總量稍有下降,但總量下降幅度較小,在后疫情時代依舊有較大的增長空間。由此可見,跨國文書流轉是中外交往和經貿合作的重要支撐。
在《公約》生效以前,我國實行的領事認證制度又稱“雙認證”制度。舉例來說在中國目前對于國外出具的、擬送至中國內地使用的文書,須先在當地辦理公證認證,再在中國駐外使領館辦理領事認證;而對于中國內地出具的有關公文書在送往國外使用前,應當在中國外交部領事司或其委托的地方人民政府外事辦公室辦理領事認證,而后在文書使用目的國駐華使領館進行領事認證。一份我國法院出具的文書,經過完整的認證流程包括涉外公證、領事認證、駐華使館認證,以上過程一般至少需要20個工作日,較慢的可以達到45個工作日。
(領事認證流程圖)
(二)《公約》生效對我國跨境商事交易及跨境爭議解決實踐的影響
1. 大幅縮減跨境商事文書流轉的時間和經濟成本
與我國此前實行的“雙認證”制度不同,《公約》生效后,跨境商事交易各方當事人辦理相關法律文書的跨境流程可縮短至幾個工作日,有利于當事人更快捷簡便地解決糾紛。其次,辦理文書所需費用也大幅降低,為當事人減輕了商事交易的成本。以往當事人辦理“雙認證”需要向我國外事部門以及外國駐我國使領館(或外國外事部門及我國駐外使領館)繳納兩次認證費用,而在《公約》下當事人僅需向我國主管部門繳納簽發附加證明書的相關費用。
以某一宗跨境商事交易項目所涉文書公證為例。該項目交易雙方分別為中國企業與拉美洲某國企業,中國企業擬將簽署后的交易文件送往拉美某國。為使該交易文件在該國產生司法承認的效力,中國企業于今年4月末向深圳市人民政府外事辦公室(下稱“深圳外辦”)申請辦理領事認證,深圳外辦收取費用(包括代領館收取費用)并完成認證后寄往廣東省外事辦公室,由該辦代為轉交拉美某國駐廣州總領事館完成后續認證。前述認證過程耗時將近5個半月,極大延緩了交易進程,并增加了交易雙方的相關費用。假設該交易在《公約》已生效的背景下進行,理論上從申請簽發附件證明書到文書寄往拉美某國僅需幾個工作日,將大大節省交易時間。
2. 大大節省跨境訴訟中法律文件流轉的時間和成本,更好保障當事人訴訟權利
跨境訴訟案件中,不論是向我國法院提起的訴訟還是在其他國家提起的訴訟,往往均會要求當事人就涉及境外主體資格文件、授權委托書以及域外形成的證據等訴訟法律文件辦理公證及認證。以我國為例,現行《民事訴訟法》第二百六十四條規定,“在中華人民共和國領域內沒有住所的外國人、無國籍人、外國企業和組織委托中華人民共和國律師或者其他人代理訴訟,從中華人民共和國領域外寄交或者托交的授權委托書,應當經所在國公證機關證明,并經中華人民共和國駐該國使領館認證,或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規定的證明手續后,才具有效力”。同時,《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十六條第二款規定“中華人民共和國領域外形成的涉及身份關系的證據,應當經所在國公證機關證明并經中華人民共和國駐該國使領館認證,或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規定的證明手續”。而實務中,在境外辦理完公證后提交使領館認證以及我國送往境外使用的訴訟文書辦理領事認證時往往耗時冗長,短則一兩個月,多則半年甚至更久,時間成本頗巨。同時,辦理認證收費往往不菲,部分國家的收費還和文書內容和數量掛鉤,遇上需要大量認證的域外證據材料,僅公證認證費用都是一筆不小的金額。更有甚者,如果使用國駐華使領館未及時辦理相關文書的領事認證,造成文書提交超過應訴時限,可能會給企業造成巨大經濟損失。因此,《公約》對我國生效后,以附加證明書取代領事認證將大大節省當事人辦理相關訴訟文件和域外證據的跨境流轉時間和成本,同時也大大提升了涉外訴訟流程和時間上的可控性,有利于進一步保障境內外當事人的訴訟權利。
3. 有利于改善我國的營商環境
《公約》締約國大部分同我國保持密切貿易聯系,入約后,意味著我國同這些締約國之間的商事交易文件將免于領事認證。同時,有意向中國投資、出口的外國企業也無需辦理商業文件的領事認證,而僅需辦理附加證明書即可,走出去和引進來的商事交易文書流轉時間和成本的均能得以大幅降低,將有利于改善我國的營商環境。打個比方,一家廣東的進出口貿易公司,將業務拓展到某個歐洲國家,該國家要求中方企業將相關的文書,包括公司注冊證書、原產地證書、報關單等辦理海牙認證。然而因為中國之前并未加入《公約》,辦理海牙認證需要將相關文件經香港國際公證人公證后遞交至中國香港高等法院加簽。但11月7日之后,這類文書也同樣的只需要辦理附加說明書就可以啦!這對于進出口貿易絕對是個利好!與此同時,由于涉外訴訟中相關法律文件和域外證據的認證程序被代之以附加證明書,訴訟文件的準備時間大幅節省,外國企業或當事人在我國法院起訴或應訴的訴訟流程亦更為可控,也有利于提升我國法院對于域外當事人的吸引力。
六
《取消外國公文書認證要求的公約》后我國仍需同越南進行領事認證
《取消外國公文書認證要求的公約》締約國名單(截至2023年10月23日)
亞洲(22個):
中國、亞美尼亞、阿塞拜疆、巴林、文萊、格魯吉亞、印度、印尼、以色列、日本、哈薩克斯坦、吉爾吉斯斯坦、蒙古國、阿曼、巴基斯坦、菲律賓、韓國、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、烏茲別克斯坦
非洲(16個):
博茨瓦納、布隆迪、佛得角、斯威士蘭、萊索托、利比里亞、馬拉維、毛里求斯、摩洛哥、納米比亞、盧旺達、圣多美和普林西比、塞內加爾、塞舌爾、南非、突尼斯
歐洲(44個):
阿爾巴尼亞、安道爾、奧地利、白俄羅斯、比利時、波黑、保加利亞、克羅地亞、塞浦路斯、捷克、丹麥、愛沙尼亞、芬蘭、法國、德國、希臘、匈牙利、冰島、愛爾蘭、意大利、拉脫維亞、列支敦士登、立陶宛、盧森堡、馬耳他、摩納哥、黑山、荷蘭、北馬其頓、挪威、波蘭、葡萄牙、摩爾多瓦、羅馬尼亞、俄羅斯、圣馬力諾、塞爾維亞、斯洛伐克、斯洛文尼亞、西班牙、瑞典、瑞士、烏克蘭、英國
北美洲(21個):
安提瓜和巴布達、巴哈馬、巴巴多斯、伯利茲、加拿大、哥斯達黎加、多米尼克、多米尼加、薩爾瓦多、格林納達、危地馬拉、洪都拉斯、牙買加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿馬、圣基茨和尼維斯、圣盧西亞、圣文森特和格林納丁斯、特立尼達和多巴哥、美國
南美洲(12個):
阿根廷、玻利維亞、巴西、智利、哥倫比亞、厄瓜多爾、圭亞那、巴拉圭、秘魯、蘇里南、烏拉圭、委內瑞拉
大洋洲(10個):
澳大利亞、庫克群島、斐濟、馬紹爾群島、新西蘭、紐埃、帕勞、薩摩亞、湯加、瓦努阿圖
注1:2024年1月11日,《公約》將對加拿大生效,中加之間將于當日開始適用《公約》。2024年6月5日,《公約》將對盧旺達生效,中盧之間將于當日開始適用《公約》。
注2:中國與其不承認具有主權國家地位的《公約》成員間不適用《公約》。
注3:中國與印度之間不適用《公約》。
根據以上名單顯示,越南與我國非《取消外國公文書認證要求的公約》締約國或已加入《公約》但尚未對其生效。因此我國與越南間仍舊需要辦理雙邊領事認證。
(一)在越南辦理我國領事認證手續
關于河內、峴港、胡志明市簽證申請服務中心受理中國領事認證業務的通知為更好服務中越人員往來,向申請人提供快捷、便利的領事證件服務和舒適、便捷的辦證條件,從2023年3月1日起,河內、峴港、胡志明市中國簽證申請服務中心(以下簡稱“簽證申請中心”)負責處理領事認證申請相關業務。現就相關事項通知如下:一、2023年2月20日至28日,簽證申請中心試運行受理領事認證業務。期間,申請人可前往簽證申請中心或駐越南使領館遞交申請,如在簽證申請中心遞交認證申請,可免收服務費。河內、峴港簽證申請中心受理經越南外交部領事局認證的文件,胡志明市簽證中心受理經胡志明市外事廳認證的文件。2023年3月1日起簽證申請中心正式受理領事認證業務,駐越南使領館不再受理領事認證申請,申請人須通過簽證申請中心遞交相關申請。駐越南使領館仍將繼續受理公證、中國護照、中國旅行證申請等業務。二、簽證申請中心將代使領館收取領事認證規費和急件費。簽證申請中心收取認證服務費,并可根據申請者意愿提供VIP服務,服務費收取標準及相關服務詳情請詢簽證申請中心。三、簽證申請中心不參與領事認證的審批程序。使領館領事官員將根據申請人的具體情況決定是否出具領事認證書。領事官員可根據情況要求申請人提供其他證明文件或補充材料,或要求申請人接受面談。四、除簽證申請中心外,駐越南使領館未委托其他機構或個人辦理各類領事證件中介服務,請申請人謹慎處理相關信息。五、簽證申請中心聯系方式:(一)河內中國簽證申請服務中心地址:河內市紙橋郡義都坊馮志堅路一號長盛大廈7層電子郵箱:hanoicenter@visaforchina.org網址:www.visaforchina.org電話:0084-2432753888對外營業時間:星期一至星期五 09:00—15:00(節假日除外)(二)峴港中國簽證申請服務中心地址:峴港市海州郡白藤路74號IndochinaRiverside Towers大廈8層B座電子郵箱:danangcenter@visaforchina.org網址:www.visaforchina.org對外營業時間:星期一至星期五09:00—15:00(節假日除外)(三)胡志明市中國簽證申請服務中心地址:胡志明市第一郡賓義坊孫德勝路37號西貢貿易中心16層電子郵箱:hcmcenter@visaforchina.org網址:www.visaforchina.org電話:0084-1900561599對外營業時間:星期一至星期五 09:00—15:00(節假日除外)
(二)在中國辦理越南領事認證流程
以中國籍技術專家前往越南提供技術服務,需要進行學歷領事認證為例說明:
1、步驟一:公證處翻譯、公證:
所需材料:
(1)申請人的身份證、戶口簿;申請人在國外的,需提供護照復印件;
(2)申請人的學歷(學位)證書原件;(核對原件,公證復印件與原件相符)
(3)委托代理人代為申請的,須提供授權委托書和居民身份證。
一般到戶籍所在地的公證處翻譯、公證。
所需時間:一般14個工作日。
注意事項:
(1)上述證件最好先復印兩份以備用。有些公證處不提供復印或附近的復印店收費一般比較貴。
(2)學歷證書上的姓名翻譯為外文的,應與護照上的外文姓名保持一致,例如:大學畢業證的姓名是李依依,應翻譯為:LI YIYI,切忌將姓名翻譯為越南語,否則無法與護照核實)。
(3)翻譯語種:根據目的國選擇,到越南使用的,選擇越南文(姓名除外,同2)。
(4)拿到翻譯公證件后,應仔細檢查公證件上的相關信息(比如姓名/名稱、日期等)是否有誤。筆者曾委托他人辦理,因其疏于檢查,結果筆者拿到了領事館的認證件后才發現姓名翻譯有誤,結果不得不重新進行“雙認證”。
(5)拿到合規的公證件后,應到公證協會處備案,具體信息咨詢公證處。
2、步驟二:外交部領事司/地方外事辦認證:
拿到合規的公證件后,前往外交部領事司/地方外事辦認證,所需材料:
(1)公證件原件
(2)身份證/護照
注:上述證件先復印以備用。
所需時間:3-7個工作日,可加急辦理。
注意:拿到認證件后,應核對認證件上的個人信息是否正確,同時問一下外交部/外事辦的簽字的漢語拼音。
3、步驟三:越南駐中國大使館或總領事館認證:
拿到外交部或外事辦的認證件后,前往越南駐中國大使館或總領事館進行領事認證,所需材料:
(1)認證件原件;
(2)護照(身份證一并帶著以備查)。
所需時間:3-7個工作日,可加急辦理。
注:除了越南駐中國大使館(駐在北京)外,越南駐中國的總領事館有6個:
越南駐上海總領事館、越南駐廣州總領事館、越南駐南寧總領事館、越南駐昆明總領事館、越南駐香港總領事館。
一般以就近原則,辦理領事認證。越南大使館或領事館人員,只核對認證件上的簽字是否真實有效,不對內容進行核實,因此拿到公證件和認證件后,首先要仔細核對信息是否正確。
其他領事認證事項,以此類推。
注意:按越南規定,領事認證件的有效期為6個月。
1、辦理外交部領事司單認證費用
2、辦理外交部領事司和外國駐華使館雙認證所需費用
注:(1)上述收費標準根據1992年國家物價局、財政部《關于發布外交部行政事業性收費項目及標準的通知》(價費字[1992]198號)、1999年國家計委、財政部《關于調整護照、認證和簽證、認證代辦費標準及有關問題的通知》(計價格[1999]466號)規定執行。
(2)以上為每份公證內容的收費標準,一本公證書多內容的按內容數加倍收費。
(3)辦證時應預支全部費用(現金),但因部分外國駐華使館的領事認證費隨匯率變化等原因時常調整,故應交數額以駐華使館的實際收費為準,在取件時多退少補。如發生退、補款現象,在取件時請將原發票交回審核,以便重新開具發票。
(4)外籍人士申辦中國領事認證時按對等原則收費。
外國駐華使館(代表處)領事認證/附加證明書
規定匯編
(2024年3月4日更新)
? 3、送往非《取消外國公文書認證要求的公約》締約國或已加入《公約》但尚未對其生效的國家使用的文書需辦理領事認證,相關國家駐華使館辦理領事認證要求如下:
?(因駐華使館收費標準及辦證時間時有調整,本表所列標準僅供參考,請當事人以使館實際收費標準和辦證時間為準。)
結語
越南正日益成為國際資本投資熱土,當然也受到眾多中國企業的關注,但由于越南與我國有著不同的法律制度,雙方在不同的國際條約中有著不同角色和貿易政策,我國對其進行跨國投資、并購及爭議解決中可能涉及到越南本國的法律適用。因此,聘請專業的法律服務團隊以及法律服務人才,共同為中國企業境外投資、并購及爭議解決提供智囊法律服務已成為標準配置。
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來源:北京德恒(南寧)律師事務所
作者:曹均華(實習)